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GESTIONE NOTE SPESE NELLE PMI: ADDIO FOGLI EXCEL

08 Giugno 2020

La gestione delle note spese nelle piccole imprese è più lenta, costosa e problematica di quanto si potrebbe pensare in un primo momento.

Prima di tutto va infatti sottolineato che le voci che vanno a comporre le note spese delle PMI sono tante e differenti, comprendono infatti:

  • spese relative agli spostamenti veri e propri (compresi carburante e caselli autostradali;
  • spese di vitto e di alloggio (compresi ristoranti e alberghi);
  • spese differenti e non sempre programmate, come ad esempio il ticket del parcheggio.

E se tutti questi sono dei costi importanti per le aziende, la loro rendicontazione rappresenta un ulteriore costo, in termini di tempi e di risorse.

Per risparmiare sulle trasferte dei collaboratori si dovrebbe partire quindi proprio da qui, ovvero dalla gestione delle note spese nelle piccole imprese: ecco come fare.

Ottimizzare la gestione delle note spese nelle piccole imprese

Nelle medie e grandi imprese le classiche soluzioni manuali per la gestione dei collaboratori, a partire dalle note spese, sono ormai un lontano ricordo.

È invece diverso il discorso per le piccole imprese: in tantissime realtà, infatti, si usano ancora oggi dei documenti Excel, o ancora peggio dei fogli di carta, per gestire non solo note spese e rimborsi, ma anche presenze, ferie e così via.

Così facendo, però, le tempistiche per la gestione si allungano, incrementando i costi per l’azienda. A questo va sommato il fatto che la gestione manuale di queste pratiche moltiplica le possibilità di errori, nonché quelle di incomprensioni all’interno del team, con la conseguente insoddisfazione dei dipendenti.

Non deve, però, per forza essere così: anche le piccole imprese possono contare su soluzioni digitali per la gestione del personale, pur senza dover acquistare dei software particolarmente complessi o costosi, pensati piuttosto per imprese di dimensioni maggiori.

Al contrario, le soluzioni per la gestione del personale nelle piccole imprese sono semplici e intuitive.

People Smart, il software gestionale amministrativo di Zucchetti che ottimizza tutte le attività organizzative a amministrative riguardanti i dipendenti nelle realtà più piccole, presenta per esempio una funzionalità sviluppata appositamente per la gestione delle note spese. Grazie al modulo Note spese è possibile infatti:

  • inserire e gestire in modo veloce e facile i rimborsi spese dei collaboratori in trasferta;
  • associare a ogni costo le relative voci, dal carburante all’alloggio;
  • effettuare la stampa della distinta dei rimborsi, così come richiesto dalle norme vigenti;
  • tenere traccia di ogni spesa e inviarla attraverso la App mobile.

Un software per ridurre errori, costi e tempi nella gestione dei dati del personale

Le piccole imprese hanno bisogno di soluzioni semplici, mobili e integrate, per avere un unico gestionale facile da usare per ogni esigenza organizzativa lato personale.

People Smart è la risposta di Zucchetti a questa esigenza, con un unico software che permette di gestire le note spese, la rilevazione delle presenze, la gestione degli straordinari, delle assenze, dei permessi e delle ferie, la gestione delle visite mediche e delle attività formative e di tutte le altre attività di gestione del personale.

 

Fonte:  azienda-digitale.it

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